CE Thales Valence

La section Course à Pied et Sports Nature privilégie les sorties collectives et incite au covoiturage. Une sortie est considérée comme une sortie collective si un minimum de 3 adhérents y participent. A chaque sortie collective, un leader est désigné, chargé de collecter les inscriptions (formulaires et certificats médicaux à jour), les envoyer à l’organisateur (l’avance financière étant faite par la section), et d’organiser le déplacement et les hébergements éventuels. Un formulaire de « prise en charge sortie collective » est disponible afin de simplifier le rôle du leader. Ainsi, la section prend en charge l’intégralité des frais d’inscriptions et rembourse les frais de déplacements si le principe de covoiturage est respecté, dans la limite du budget de la section. Les frais éventuels d’hébergement sont pris en charge par les participants et peuvent être remboursés (sur présentation des factures), en fonction du budget restant en fin d’exercice.

Focus sur le rôle du G.O, suggestion de texte à insérer en bas de chaque mail d’invitation à une course.

RAPPEL Un Go – Gentil Organisateur propose par mail la sortie collective en fixant une date limite d’inscription ; il recense les participants, procède si possible à l’inscription collective au nom de l’ASCE THALES Valence et impulse le déplacement collectif et les éventuels hébergements. Tous les frais sont réglés par les participants, directement à l’organisateur de la course. Il est de la responsabilité de chaque participant de conserver les justificatifs d’inscription et de les tansmettre au G.O. (en particulier si l’inscription se fait par internet). Dans le cas où une inscription par internet n’est pas possible, le G.O pourra récupérer les bulletins d’inscription et les chèques pour un envoi groupé au plus tard à la date limite d’inscription fixée.

La sortie collective effectuée, le GO complète le formulaire de « prise en charge collective », joint tous les justificatifs (résultats, factures, bulletins d’inscription) et remet l’ensemble au trésorier.

NB : En proposant par mail une sortie collective, le GO fixe une date limite d’inscription et clôt l’inscription collective à cette date. Si une personne souhaite s’inscrire après la date limit fixée par leG.O, il peut soit organiser une nouvelle sortie collective (en trouvant au moins 2 autres participants) soit s’inscrire individuellement et dans ce cas sa sortie « individuelle » sera remboursée à hauteur de 50%. Si un G.O n’a pas pu réunir 2 autres participants avnat la date limite et qu’une nouvelle sortie collective sur la même course est organisée plus tard, il se manifestera et fournira ses justificatifs au nouveau GO (en prouvant qu’il a voulu organiser une sortie collective antérieurement).